Reuniones efectivas
La semana pasada tuve la ocasión de presenciar una reunión sobre un evento ocurrido en una empresa que resultó para mí toda una experiencia.
Los particpantes de la reunión incluían personas apenas iniciando en el tema de la higiene y seguridad industrial y un personaje con amplio recorrido en esto.
Mi expectativa inicial era que en esta reunión se iba a revisar el evento desde una perspectiva al menos cercana a lo que los protocolos y mejores prácticas recomiendan:
Hacer un recuento de los hechos
Establecer las causas inmediatas
Revisar los procedimientos
Establecer las causas raíz
Definir acciones de mejoramiento
Para mi sorpresa, toda la reunión tomaba la misma ruta: cuales fueron las consecuencias sin evaluar los hechos y sin establecer las causas. Como era obvio, la reunión se convirtió en unos pocos minutos en un tribunal sin juez, en el cual cada uno arguyó, se justificó y en algún momento culpó a unos u otros. De hecho, en un momento de la discusión alguien tuvo que indicar “estoy narrando los hechos” porque hasta ellos fueron puestos en duda.
En este punto, la experiencia no pasó de ser simplemente desagradable e incómoda. El asunto se complicó cuando surgió la pregunta “acaso estamos trabajando con el enemigo?” y la respuesta fue: “no tome esa actitud defensiva”. Si vemos esas dos frases fuera de contexto, podrían tener sentido. Pero cuando las enmarcamos en la situación, vemos que la pregunta ocurre como consecuencia de una reunión cuyo objetivo no era otro que lanzar reclamos y la respuesta es consecuencia de defenderse de la pregunta misma.
Mi extrañeza fue mayúscula, pues quien lideraba la reunión es una persona con experiencia en análisis de accidentes, con buen recorrido profesional y por lo tanto de quien menos se esperaría que permitiera y mucho menos, promoviera semejante desorden.
Como era de esperarse, la conclusión de la reunión fue… ninguna! de ella no resultó ninguna causa raíz y ninguna acción de mejoramiento. Mi esperanza es que alguien se haya divertido. Por mi parte, tuve contenido para el presente editorial.
Mis conclusiones al respecto, nada nuevo, pero llamo la atención sobre varias fallas frecuentes:
1.Olvidar que las fallas deben servir para mejorar
2.Hacer reclamos sin objetivos constructivos
3.Organizar reuniones sin una agenda
4.Concluir sin una lista de acciones
Ver más: Higiene y Seguridad Industrial
Toda reunión donde se necesite constancia de fechas de acción se debe presindir de una minuta y una agenda. Para evitar sobresaltos y dar la palabra a cada uno de los involucrados en los problemas a resolver. Asi que les recomiendo que para toda reunión vayan con una Agenda y Minuta (documento donde se registra, asistencia, puntos pendientes y puntos a tratar (objeto de la reunión) y esta será exitosa
Para que la reunión sea efectiva, debe de efectuarse una vez definido el problema a tratar; el grupo deberá ser multidisciplinario para evitar sesgar o unidireccionar las causas (inmediatas y raiz) que originaron el evento, y de esta manera arribar a buenas conclusiones, las cuales contribuiran efectivamnete a eliminar el problema.
Definitivamente para cumplir con el objetivo de la reunion los asistentes deben ser notificados con anterioridad hacerca de los puntos a tratar, esto con la finalidad de que esten prepardos y lleven a la misma propuestas y soluciones que permitan resolver o clarificar el tema tratado.
Lo que narras de acuerdo a lo vivido, es unas de las mayores desfase en analisis de accidente, pqeo me quedo una duda!
LOGRASTE como conocedor de los procedimiento llamandole la atencion al grupo para que rectificara y se centraran en los puntos que debian abordar y como realizarlos?
Por que si no intervino, amitio y si omito peco
Estos son los momentos enque debemosintervenir para que se eliminen esas faltas. Gracias
erstoy de acuerdo con susana, la reunión debio ser de información sin emitir juicios de culpabilidad, e involucrar a todos los presentes a buscar soluciones para evitar su ocurrencia a futuro yque el personal se vea comop parte de la solución y no del problema.