Reuniones efectivas
La semana pasada tuve la ocasión de presenciar una reunión sobre un evento ocurrido en una empresa que resultó para mí toda una experiencia.
Los particpantes de la reunión incluían personas apenas iniciando en el tema de la higiene y seguridad industrial y un personaje con amplio recorrido en esto.
Mi expectativa inicial era que en esta reunión se iba a revisar el evento desde una perspectiva al menos cercana a lo que los protocolos y mejores prácticas recomiendan:
Hacer un recuento de los hechos
Establecer las causas inmediatas
Revisar los procedimientos
Establecer las causas raíz
Definir acciones de mejoramiento
Para mi sorpresa, toda la reunión tomaba la misma ruta: cuales fueron las consecuencias sin evaluar los hechos y sin establecer las causas. Como era obvio, la reunión se convirtió en unos pocos minutos en un tribunal sin juez, en el cual cada uno arguyó, se justificó y en algún momento culpó a unos u otros. De hecho, en un momento de la discusión alguien tuvo que indicar “estoy narrando los hechos” porque hasta ellos fueron puestos en duda.
En este punto, la experiencia no pasó de ser simplemente desagradable e incómoda. El asunto se complicó cuando surgió la pregunta “acaso estamos trabajando con el enemigo?” y la respuesta fue: “no tome esa actitud defensiva”. Si vemos esas dos frases fuera de contexto, podrían tener sentido. Pero cuando las enmarcamos en la situación, vemos que la pregunta ocurre como consecuencia de una reunión cuyo objetivo no era otro que lanzar reclamos y la respuesta es consecuencia de defenderse de la pregunta misma.
Mi extrañeza fue mayúscula, pues quien lideraba la reunión es una persona con experiencia en análisis de accidentes, con buen recorrido profesional y por lo tanto de quien menos se esperaría que permitiera y mucho menos, promoviera semejante desorden.
Como era de esperarse, la conclusión de la reunión fue… ninguna! de ella no resultó ninguna causa raíz y ninguna acción de mejoramiento. Mi esperanza es que alguien se haya divertido. Por mi parte, tuve contenido para el presente editorial.
Mis conclusiones al respecto, nada nuevo, pero llamo la atención sobre varias fallas frecuentes:
1.Olvidar que las fallas deben servir para mejorar
2.Hacer reclamos sin objetivos constructivos
3.Organizar reuniones sin una agenda
4.Concluir sin una lista de acciones
Ver más: Higiene y Seguridad Industrial
Toda reunión donde se necesite constancia de fechas de acción se debe presindir de una minuta y una agenda. Para evitar sobresaltos y dar la palabra a cada uno de los involucrados en los problemas a resolver. Asi que les recomiendo que para toda reunión vayan con una Agenda y Minuta (documento donde se registra, asistencia, puntos pendientes y puntos a tratar (objeto de la reunión) y esta será exitosa
Para que la reunión sea efectiva, debe de efectuarse una vez definido el problema a tratar; el grupo deberá ser multidisciplinario para evitar sesgar o unidireccionar las causas (inmediatas y raiz) que originaron el evento, y de esta manera arribar a buenas conclusiones, las cuales contribuiran efectivamnete a eliminar el problema.
Definitivamente para cumplir con el objetivo de la reunion los asistentes deben ser notificados con anterioridad hacerca de los puntos a tratar, esto con la finalidad de que esten prepardos y lleven a la misma propuestas y soluciones que permitan resolver o clarificar el tema tratado.
Lo que narras de acuerdo a lo vivido, es unas de las mayores desfase en analisis de accidente, pqeo me quedo una duda!
LOGRASTE como conocedor de los procedimiento llamandole la atencion al grupo para que rectificara y se centraran en los puntos que debian abordar y como realizarlos?
Por que si no intervino, amitio y si omito peco
Estos son los momentos enque debemosintervenir para que se eliminen esas faltas. Gracias
erstoy de acuerdo con susana, la reunión debio ser de información sin emitir juicios de culpabilidad, e involucrar a todos los presentes a buscar soluciones para evitar su ocurrencia a futuro yque el personal se vea comop parte de la solución y no del problema.
Es verdad que para hacer reuniones exitosas se deben manejar pautas concretas basadas en una planeación reposada, decantada que permita obtener de ella verdaderas conclusiones y acuerdos que fortalezcan el quehacer institucional
Para que una reunión sea exitosa, hay que hacer primero un cronograna de acción sobre la tematica y los puntos claves a tratar, tambien se debe hacer unos volantes o informativos sobre esos puntos a tratar y repartirlos a los asistentes y darle unas hojas donde plasmen sus inquietudes para comentarlas y dar soluciones a medida que las expongan con un orden que puede ser numerico. y si hay varias preguntas iguales darles respuestas y soluciones probables
una reunio efectiva es analizar en base a dar soluciones, no buscar culpables, y sacar conclusiones , con revisiones periodicas.
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Estoy muy de acuerdo con los puntos de vista, todos tienen objetividad y mucha presición.
Caracas, Venezuela.
He asistido a muchas reuniones así (improductivas), igual de sorprendido que usted he salido, donde los “gerentes” y “expertos”, promueven el desorden y no llegan a soluciones. Grave error es creerse sabelo-todo y algo gravisimo es; No escuchar, y Buscar siempre culpables…
Valencia, Venezuela,
Al igual que susana te recomiendo lleves una enda con toos los puntos especificos a tratar y expon los motivos inicalmente tu asi mantienes el dominio y es captada tu idea
Altamira Tamps. Mexico
todos los comentarios son buenos, pero en estas reuniones importante es recalcar las fechas para el cumplimiento de las mejoras a corto y largo plazo, y anotar las personas o departamentos dentro de la agenda para el cumplimiento y firma de los involucrados
Lima, Perú.
El facilitador no sólo debe ser un experto en el tema sino también estar preparado para la docencia en especial de adultos. hay muchos seminarios y cursos de corta duración que son muy útiles.
Conchale esta vaina es muy buena
muy interesante
Estoy 100% de acuerdo con susana,es bien importante los escrito en agendas y aun mas las minutas,esto lleva un control que te hace preguntar ?como,cuando y donde y la hora.Les recomendaria que utilisen algun documento preparado que le llamarias (REPORTES DIARIOS) con este documento persigues la raiz de la causa,y asi consigues el mejoramiento y no hallas culpables,sino mas bien mejoras tu forma de realisar un SAFETY TASK ASSIGNMENT.
Señores dejense de cosas estan exactamente como lo descrito en el parrafo anterior por el escritor
para que en realidad encuentren la causa raiz de un problema es muy bueno poner en practica el diagrama de Hishikahua o diagrama de pescado con este sistema se va llevando punto por punto hasta que se encuentra la veradera causa tambien hay otra herramienta muy efectiva que se llama los 5 porques. en fin hay muchas herramientas que te hacen realizar un reporte exaustivo y con la participacion de todos
Very Nice Post. I love it. Have a Great day.
Barcelona venezuela , las reuniones de trabajo son funmental para la busacar de soluciones se tiene que tomar la acistencia de los participantes con la finalida de que no halla escusa de las desiciones tomadas en la reunion y lo mas importante el portar ideas y soluciones y no crear barreras que limiten logrando esto alcansaremos las metas
Estoy de acuerdo en que es gravisimo no escuchar y buscar siempre culpables , pero para mi es aun mas grave no reconocer que somos culpables, ese seria un gran paso para dar solucion a los problemas que se nos presenten.
las reuniones para ser efectivas requieren de un buen lider que la lleve y no que promueva el desorden una reunion para lograra tal fin debe de ser corta en cuestion de tiempo. no permitir que se toquen otros temas extraordinarios
Tenemos que diferenciar los que es una Reunion de Investigacion de un Incidente y lo que es una Reunion Informativa de un Incidente. En la primera participara un grupo multidisiplinario de la organizacion involucrada, en donde se analizaran los hechos y se buscaran las cuasas que lo produjeron. En la segunda se comunicara al personal de la organizacion: el incidente (Sin nombres, ni culpables) solo los hechos, se comentaran las causas identificadas y las mejoras derivadas, y por supuesto se pedirá la opinion de los participantes para mejorar los resultados de la investigacion. Saludos
me parece importante que todas las reuniones de investigacion de accidente o incidentes de trabajo tengan un norte y no para buscar culpables, ya que lo que se pretende es disminuir la accidentalidad u ocurencia de nuevos hechos o sucesos que produzcan perdidas humanas y materiales para la empresa, afectando de esta manera la imagen corporativa de quien padece estos accidentes, llevando a la organizacion a ser menos competitiva en los mercados nacionales e internacionales, por tal motivo me parece en hora buena sacar provecho de los errores que Ud señor editor trae a colacion para ser mas proactivos en lo que pueda suceder mas adelante en nuestras organizaciones y no caer en el juego sucio de personal que quiere hacer quedar mal a los compañeros de trabajo