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Administración de Procesos del Negocio (BPM)


BPM (Business Process Management), también llamados en español ‘Gestión por Procesos’ constituyen el más moderno y ambicioso esfuerzo de la técnica de software empresarial para abordar la automatización y optimización del funcionamiento de las empresas y organizaciones de toda índole ante la necesidad de dotarse de una eficacia que permita sobrevivir, prosperar y dar el adecuado servicio en el mundo actual de intensa competencia y constantes cambios.

La finalidad de un BPM es descomponer la actividad global de una empresa u organización en un conjunto de ‘Procesos’, entidades de funcionamiento relativamente independiente, aunque conectadas con las demás, que pueden ser analizadas con detalle y cuyas acciones repetitivas puedan ser automatizadas, tanto en lo concerniente a los sistemas como a las personas que intervienen, para optimizar tiempos, oportunidades y costes, sin perder la capacidad de adaptación constante y rápida a los cambios y conservando la coexistencia de métodos seguros con la necesaria flexibilidad para facilitar la intervención activa y fundamental de las personas en los procesos.

Los BPM se potencian enormemente cuando se combinan con un sistema de Reglas de Negocio (Business Rules) independiente. Ello da mayor flexibilidad y capacidad de adaptación a los cambios.

Se acepta que el ciclo completo de un sistema BPM comprende cuatro etapas: Modelización, Ejecución, Monitorización y Optimización.

Preguntas y respuestas acerca de la implantación de un BPM

Pregunta
¿Qué impacto puede tener en mi empresa, y especialmente en los empleados la implantación de un BPM?

Respuesta
El Impacto resultante de establecer un BPM en una empresa que está funcionando con sus sistemas depende grandemente del BPM que se elija. Si se instala uno que no requiere programación y cuyos Procesos pueden rediseñarse en cualquier momento y con facilidad, la implantación del BPM puede hacerse paulatinamente, inicialmente reproduciendo los mismos circuitos que los empleados están acostumbrados a manejar para que les sea fácil el cambio y utilizando Reglas de Negocio textuales. Después, cuando ya están familiarizados con el sistema, se pueden definir nuevas estructuras y cambiar las existentes, añadiendo Reglas de Negocio Mecánicas. Esto no provoca ningún rechazo.
Pregunta
¿Cómo puedo asegurarme de que estoy implantando el BPM más adecuado? No dispongo de suficientes medios de evaluación (tiempo y conocimientos) para asegurar que estoy adquiriendo el sistema BPM idóneo para mi empresa.

Respuesta
La mejor manera de comprobar la idoneidad de un BPM es pedirle al proveedor que nos muestre un ejemplo de cómo resolvería su aplicación uno o más Procesos importantes de nuestra empresa. Si el proveedor sabe que su producto es realmente superior, no tendrá inconveniente en dedicar algunas horas a preparar la Modelización y el Motor de dichos Procesos a modo de demostración. Solo entonces estaremos en condiciones de valorar su producto en comparación con otras ofertas.
Pregunta
Qué ventajas buscar en un BPM?

Respuesta
Se debe buscar que el modelo automatice todo el Workflow de los Procesos. Esto tiene tres ventajas: Dos significativas y una primordial:
  1. PRIMERA VENTAJA SIGNIFICATIVA: Ahorro de Tiempo y Costes de Programación.
  2. SEGUNDA VENTAJA SIGNIFICATIVA: Los Procesos se Modelizan, Ejecutan, Monitorizan y Optimizan directamente por el personal ejecutivo de la empresa.
  3. VENTAJA PRIMORDIAL: Los Procesos pueden rehacerse indefinidamente sobre la marcha para adaptarse a nuevas necesidades o a mejores comprensiones de los objetivos y condicionantes. Basta con cambiar el Modelo o las Reglas de Negocio… y el Proceso ya está funcionando con su nuevo Workflow… sin hacer nada más.
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